Comparatif
Margelia ou le classeur papier et le tableur, que choisir
Presque tous les négociants que nous rencontrons ont commencé ainsi : une pochette cartonnée par voiture, un tableur pour le suivi, et la mémoire du patron pour le reste. Tant que le volume est faible et le fournisseur unique, cela tient. La question n’est pas de savoir si c’est sérieux, mais à partir de quel moment cette organisation cesse de tenir devant un service des impôts qui examine la chaîne de propriétaires.
Le comparatif poste par poste
| Critère | Margelia | le classeur papier et le tableur de suivi des imports |
|---|---|---|
| Unité de travail | Un dossier par numéro de série, dix sept caractères, tout y est rattaché | Une ligne de tableur et une pochette cartonnée, parfois désolidarisées |
| Lecture de la facture étrangère | Extraction automatique en allemand, néerlandais, espagnol et italien | Lecture à l’oeil puis ressaisie à la main dans le tableur |
| Mention du régime particulier | Repérée, traduite, ou signalée absente avec la demande de rectification à envoyer | Repérée si l’on sait où regarder dans la langue du pays |
| Contrôle du numéro de TVA | Interrogation VIES scellée et horodatée au jour de l’achat, sans limite | Capture d’écran collée dans un dossier, souvent refaite après coup |
| Qualification du régime | Marge, prix total ou acquisition, avec la règle appliquée et sa référence | Décision prise de mémoire, rarement écrite, jamais motivée |
| Seuils du véhicule neuf | Jours et kilomètres restants affichés dès la saisie du dossier | Calcul mental à partir de la date de première mise en circulation |
| Assemblage du 1993-I-SD | Un PDF unique, pièces dans l’ordre attendu par votre service | Photocopies agrafées dans l’ordre où elles ont été trouvées |
| Livre de police et registre de marge | Écrits une seule fois, rapprochés de la déclaration 3310-CA3 | Deux carnets saisis deux fois, jamais rapprochés avant le contrôle |
| Le jour du contrôle | Journal des actions horodaté par utilisateur, export complet en un clic | Reconstitution à partir des classeurs, des courriels et de la mémoire |
| Coût apparent | 79 à 249 euros HT par mois selon les véhicules ouverts dans le mois | Gratuit en apparence, environ six heures de ressaisie par mois |
Le tableur suit les véhicules, il ne prouve rien
Un tableur est excellent pour savoir où en est un véhicule : acheté, convoyé, préparé, vendu. Il devient dangereux quand on lui demande de porter une qualification fiscale. Une cellule qui contient le mot marge n’est pas une preuve. Elle ne dit pas qui a décidé, quel jour, sur quelle pièce, ni quelle règle a été appliquée. Devant un vérificateur, cette cellule ne vaut rien de plus que votre parole.
Le dossier par numéro de série renverse la logique. La décision de régime est attachée à des pièces datées, la règle appliquée porte sa référence, et l’historique des modifications reste lisible. Vous ne défendez plus une intention, vous produisez un dossier. C’est la différence entre dire que vous aviez vérifié le numéro de TVA du vendeur et montrer la réponse VIES scellée le jour du bon de commande.
Ce que coûte vraiment la ressaisie
Le classeur et le tableur ne se paient pas en abonnement, ils se paient en heures. La facture étrangère est lue, puis recopiée dans le tableur, puis recopiée dans le livre de police, puis retrouvée en fin de trimestre pour le cabinet comptable. Chaque recopie est une occasion de se tromper sur un numéro de série, une date de première mise en circulation ou un montant, et personne ne relit.
Nos utilisateurs qui viennent du tableur décrivent tous la même bascule : ce n’est pas le temps gagné qui les frappe, c’est le fait de ne plus chercher. La facture est dans le dossier du véhicule, la carte grise aussi, la réponse VIES aussi. Quand le cabinet réclame une pièce pour clôturer le trimestre, elle sort en quelques secondes au lieu d’ouvrir trois classeurs et une boîte mail.
Le point de bascule se situe autour du refus
Tant qu’aucun quitus n’a été refusé, le classeur donne le sentiment de fonctionner. Le premier refus change la lecture : il faut retrouver ce qui a été déposé, comprendre le motif, réclamer une pièce à un vendeur étranger qui a déjà encaissé, et redéposer. Ce travail se fait alors sans trace de ce qui avait été vérifié à l’achat, donc en repartant de zéro sur un dossier vieux de plusieurs semaines.
C’est aussi le moment où la question change de nature. Un refus n’est pas seulement un retard, c’est le signal que le régime appliqué à ce véhicule pouvait être contesté. Sur un stock de plusieurs dizaines de voitures importées avec le même fournisseur et la même facture type, un seul refus interroge toute la série. Le classeur ne permet pas de reprendre une série, le dossier par numéro de série, oui.
Quand l’alternative reste le bon choix
Si vous importez deux ou trois voitures par an, toujours chez le même marchand allemand qui facture correctement, et que vous savez lire une mention de régime particulier dans sa langue, le classeur reste le bon outil. Un abonnement mensuel n’a pas de sens pour trois dossiers annuels. La même chose vaut si votre activité principale est la vente de véhicules français et que l’import reste une exception occasionnelle sur commande client.
Le verdict
Le classeur et le tableur suivent des véhicules, ils ne construisent pas de preuve. Dès que vous ouvrez plus de trois ou quatre dossiers d’import par mois, ou dès qu’un quitus vous est revenu refusé, le coût de la ressaisie et le risque de requalification dépassent largement l’abonnement. Le vrai gain n’est pas le temps de saisie, c’est de savoir avant de virer le solde si le régime de la marge tiendra.
Questions frequentes
- Puis je importer mon tableur existant dans Margelia ?
- Oui, sur les formules Quitus 30 et Quitus Parc nous reprenons les douze derniers mois de dossiers déjà déposés, qui sont requalifiés et archivés. Vous partez donc avec un historique cohérent plutôt qu’avec un point de départ vide, et les véhicules encore en stock ressortent avec leur couleur.
- Le tableur ne suffit il pas si je scanne aussi toutes les pièces ?
- Scanner est déjà mieux que classer du papier, mais un scan ne qualifie pas le régime et ne date pas une vérification. Ce qui manque n’est pas le stockage, c’est la règle appliquée, sa référence, et la preuve VIES obtenue le jour de l’achat plutôt qu’au moment du contrôle.
- Que devient mon tableur si j’arrête l’abonnement ?
- Vos données vous appartiennent et s’exportent au format tableur comme au format PDF, réponses VIES scellées comprises. Après résiliation, l’espace reste accessible en lecture trente jours pour vous laisser tout récupérer. Vous pouvez donc revenir à votre organisation précédente sans rien perdre.
Margelia ou le classeur papier et le tableur, que choisir
Le classeur et le tableur suivent des véhicules, ils ne construisent pas de preuve. Dès que vous ouvrez plus de trois ou quatre dossiers d’import par mois, ou dès qu’un quitus vous est revenu refusé, le coût de la ressaisie et le risque de requalification dépassent largement l’abonnement. Le vrai gain n’est pas le temps de saisie, c’est de savoir avant de virer le solde si le régime de la marge tiendra.